Synchronizacja stanów magazynowych — jak nie sprzedać towaru, którego nie ma

Sprzedanie produktu, którego już nie ma na stanie, kosztuje więcej niż jedna niedoszła transakcja — to zwrot pieniędzy, czas na wyjaśnienia z klientem i ryzyko, że nie wróci na kolejne zakupy. Rozwiązaniem jest połączenie sklepu z magazynem albo hurtownią tak, żeby stan produktu na stronie odpowiadał stanowi rzeczywistemu, oraz zostawienie niewielkiego zapasu na czas, w którym systemy wymieniają dane.

Skąd się bierze problem

Gdy sklep i magazyn to dwa osobne systemy aktualizowane ręcznie, zawsze istnieje okno czasowe, w którym stan na stronie jest nieaktualny — ktoś sprzedał ostatnią sztukę w sklepie stacjonarnym, a sklep internetowy jeszcze o tym nie wie. Im więcej kanałów sprzedaży (sklep własny, Allegro, sprzedaż stacjonarna), tym większe ryzyko rozjazdu. Automatyczna synchronizacja to okno zmniejsza, ale go nie likwiduje: wiele integracji wymienia dane co kilka minut albo rzadziej, a nie w tej samej sekundzie.

Jak to rozwiązać

• Jedno źródło prawdy. Stan magazynowy powinien być liczony w jednym systemie (magazyn, program sprzedażowy albo panel typu BaseLinker), a wszystkie kanały sprzedaży powinny go tylko odczytywać, nie liczyć osobno. Ręczne poprawki robi się wyłącznie w tym jednym miejscu.
• Automatyczna synchronizacja. Połączenie sklepu z magazynem przez integrację, która aktualizuje stany po każdej sprzedaży i każdej dostawie, zamiast ręcznego przepisywania liczb. Warto wiedzieć, co ile minut integracja wysyła dane — to długość okna ryzyka.
• Zapas bezpieczeństwa. Przy szybko schodzących produktach i wolniejszej synchronizacji warto w kanałach sprzedaży pokazywać o sztukę lub dwie mniej niż faktyczny stan. Ostatnie sztuki sprzedajesz wtedy w jednym, najpewniejszym kanale.

Ustawienia, które warto sprawdzić w sklepie

• Zamawianie produktów, których brak. W WooCommerce przy produkcie jest opcja zamówień oczekujących na dostawę, a w PrestaShop — zachowanie przy braku towaru. Jeśli nie sprzedajesz świadomie na zamówienie z dłuższym terminem, zamawianie brakujących produktów powinno być wyłączone.
• Rezerwacja towaru dla nieopłaconych zamówień. WooCommerce ma w ustawieniach magazynu czas, przez jaki trzyma towar dla zamówienia czekającego na płatność (domyślnie 60 minut). Zbyt krótki czas zwalnia towar, zanim klient zdąży zapłacić; zbyt długi blokuje sprzedaż innym.
• Warianty. Stan musi być prowadzony dla każdego wariantu (rozmiar, kolor) osobno, a nie tylko dla produktu jako całości.

Test ostatniej sztuki — 10 minut

Wybierz tani produkt, ustaw w źródłowym systemie stan na 1 i kup go w jednym kanale, np. w sklepie internetowym. Następnie zmierz zegarkiem, po jakim czasie produkt pokazuje się jako niedostępny w pozostałych kanałach. Ten czas to realne okno, w którym ktoś inny może kupić to samo. Jeśli wynosi więcej, niż jesteś w stanie zaakceptować, trzeba skrócić odstęp synchronizacji albo zwiększyć zapas bezpieczeństwa.

Co zrobić, gdy jednak dojdzie do sprzedania towaru, którego nie ma

Szybki kontakt z klientem, jasne wyjaśnienie sytuacji i propozycja wyjścia (podobny produkt, zwrot pieniędzy, pierwszeństwo przy kolejnej dostawie) ograniczają szkodę. Gorzej działa milczenie i wysłanie informacji dopiero w dniu planowanej wysyłki.

Łączymy sklepy z magazynami i hurtowniami na zamówienie — zobacz Aplikacje i integracje dla sklepu na zamówienie. Więcej o panelu do wielu kanałów: BaseLinker + PrestaShop.